La clôture des ventes permet de figer une période d’activité (journée, service, événement…) et de générer un rapport comptable correspondant. Elle sert à vérifier les encaissements, contrôler la caisse et transmettre des données fiables à la comptabilité.
Avec TiBillet, cette clôture peut être automatique ou manuelle, selon vos besoins.
La clôture automatique
Par défaut, TiBillet ferme toutes les caisses à une heure définie (04h00 du matin).
Pour la modifier, dans l’interface d’administration, allez dans : Configuration → Ticket Z, puis renseignez l’heure de clôture automatique de toutes les caisses.
Chaque jour, à cette heure-là, le système :
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génère un rapport
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clôture les ventes en cours
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archive les données
Des rapports hebdomadaires, mensuels et annuels sont aussi générés automatiquement.
La clôture manuelle
Il est aussi possible de lancer une clôture à tout moment.
Depuis l’interface d’administration ou l’application de caisse, vous pouvez générer un rapport manuellement pour une période précise.
C’est utile si :
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vous terminez un événement plus tôt
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vous avez oublié une clôture
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vous avez modifié un moyen de paiement
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vous voulez un bilan intermédiaire
La clôture manuelle ne supprime aucune vente. Elle crée simplement un nouveau rapport basé sur les données existantes.
Pour générer un rapport manuel deux solutions existent :
1- Dans l'interface d'administration
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Cliquez sur le menu Clôture de caisse
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cliquez sur le bouton gris "-> Reload" (tout à droite)
2- Sur l'application téléphone ou Sunmi
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Allez dans le menu vente
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Appuyez sur l'onglet Ticket Z
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En bas de page vous avez deux options
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bouton vert "print ticket Z" pour imprimer un ticket Z
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bouton rouge "clôturer toutes les caisses" pour générer un rapport complet
Le nouveau rapport généré apparaîtra dans le menu Clôture de caisse de votre interface d'administration.
Peut-on corriger après une clôture ?
Oui, dans une certaine mesure.
Vous pouvez par exemple : modifier un moyen de paiement, ajuster une configuration, relancer un rapport.
En revanche une vente ne peut pas être supprimée. Les montants encaissés restent enregistrés. Cela garantit la fiabilité des données comptables.
Clôture ≠ fermeture physique
Clôturer une caisse ne veut pas dire que le lieu ferme.
Cela signifie simplement que :
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les ventes sont comptabilisées
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un rapport est généré
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une nouvelle période peut commencer
Vous pouvez très bien clôturer une caisse et continuer à vendre ensuite.
Bonnes pratiques
Pour un fonctionnement fluide :
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Utilisez la clôture automatique pour les journées classiques
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Utilisez la clôture manuelle pour les événements spécifiques
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Vérifiez régulièrement vos rapports
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Préparez votre fond de caisse à l’avance